Você faz a gestão de contratos de maneira inteligente?

A gestão de contratos em uma empresa tem impacto direto no processo de transparência e governabilidade. Ela significa clareza nos processos diretos entre fornecedores e a empresa, a empresa com seus fornecedores e clientes, a empresa com seus funcionários diretos e indiretos, com seus credores, bancos, entre outros. Uma boa gestão dos contratos impacta diretamente na redução dos custos de manutenção dos mesmos, propicia adequação dos melhores fornecedores e as melhores práticas de mercado, facilita a antecipação de correção de rota nos contratos não cumpridos, mitigação dos riscos, maior visibilidade dos acordos e a consequência disso é a obtenção de melhores ganhos e melhores parceiros comerciais.

Você já parou pra pensar em quanta coisa fica parada nas caixas de e-mails? Quanto tempo são desperdiçados para busca das informações, documentos ou mesmo a perda de prazos de execução e cobrança dos contratos? Muito dinheiro é investido com advogados para leitura ou acerto de cláusulas contratuais, que poderiam estar num repositório já pré-aprovado e a disposição dos gestores. Este são alguns exemplos do que acontece rotineiramente nas empresas.

Diante dos desafios de colher as análises e assinaturas, por exemplo, um software de gestão de contratos especializado possibilita desde um simples controle de prazos, ao mais complexo processo de pagamentos, evitando perdas financeiras. Dessa maneira, é possível estabelecer um workflow para análise, negociação e aprovação dos contratos, otimizando as etapas operacionais e com isso enquadrando a empresa num processo de Governança Corporativa.

A administração eficiente dos contratos só traz benefícios para a organização, além de facilitar o trabalho e a responsabilidade de todos os envolvidos. Essa gestão do contrato pode ocorrer de forma progressiva dentro da empresa, ou seja, ela pode ter seu início através de uma administração mais simples, visando inicialmente apenas o cadastro dos contratos, cadastro de prazos, documentos, vencimentos e alçadas, ou partir para um cenário mais completo de Gestão do Ciclo de Vida do Contrato, que parte da solicitação da elaboração do contrato pelas áreas de apoio.

A automatização da gestão do ciclo de vida de contrato permite um controle mais eficiente de versionamento de arquivos. Dessa forma, é possível ter acesso ao histórico dos pareceres emitidos por todos agentes que participam do processo, inclusive, no caso de haver uma análise simultânea do contrato por pessoas diferentes.

Mais uma vantagem é que todos os participantes dessa cadeia visualizam a mesma versão do documento, a partir de diferentes computadores, tablets e smartphones. Um artifício muito utilizado pelas empresas que administram os contratos de forma informatizada, é a possibilidade de se ter chancelas de vistas ao documento e de backlog sobre quem aprovou tanto tecnicamente, financeiramente e juridicamente.

A adoção de uma ferramenta tecnológica pode gerar alertas para as áreas de negócio dentro da empresa. Com isso, as áreas podem ser lembradas de vencimentos de contrato, prazos de pagamento e verificar se o que foi acordado está sendo cumprido. Um ponto importante a ser avaliado na implantação de um sistema de gestão de contratos é a forma que ele fornece seus relatórios, indicadores de performance, pois somente assim é possível administrar os contratos de forma eficiente, estratégica e voltada a resultados.

Todas essas melhorias têm reflexos diretos nos ganhos de performance do departamento jurídico e de contratos, uma vez que o sistema de gestão integrado auxilia em tarefas que hoje podem tomar um tempo considerável do seu time, tirando deles a atenção necessária para a análise estratégica dos documentos. Investir em tecnologia para melhorar os processos internos significa se tornar mais eficiente aos olhos dos clientes internos e também externos.

*Ivan Pires Junior é diretor de Mercado para o setor Jurídico da Benner.

19, novembro, 2019|